Wo Inventurdifferenzen wirklich entstehen und wie Teamkommunikation dagegen hält

Der deutsche Einzelhandel hat 2025 erneut mehr Ware durch Inventurdifferenzen verloren als im Vorjahr. Laut der aktuellen EHI-Studie “Inventurdifferenzen 2026” stiegen die Differenzen auf 5,11 Milliarden Euro – ein Plus von 3,2 Prozent. Der darin enthaltene Ladendiebstahl durch Kunden wuchs sogar noch schneller: um 3,4 Prozent, während der Umsatz im stationären Handel im gleichen Zeitraum nur um 2 Prozent zulegte. Damit verschlechtert sich die Lage bereits das vierte Jahr in Folge.

Was auf den ersten Blick nach einer moderaten Verschiebung aussieht, ist bei genauerem Hinsehen ein strukturelles Problem. Die EHI-Studie liefert erstmals klare Hinweise darauf, wo genau der Handel ansetzen sollte.

Wo die Ware im Geschäft tatsächlich verloren geht

Fast drei Viertel aller Verluste entstehen an genau zwei Orten: 55 Prozent im Verkaufsraum, weitere 19 Prozent an der Kasse. Das ist bemerkenswert, denn es bedeutet: Die meisten Inventurdifferenzen entstehen nicht im Lager, in der Verwaltung oder beim Wareneingang, sondern genau dort, wo Mitarbeitende ohnehin präsent sein sollten: auf der Fläche, im direkten Kundenkontakt.

Obwohl der meiste Diebstahl in den Bereichen stattfindet, in denen Personal anwesend sein sollte, ist die Dunkelziffer beträchtlich. Über 98 Prozent aller Fälle werden laut EHI gar nicht erst erkannt und daher auch nicht angezeigt. Die polizeilich erfassten rund 383.000 Fälle für 2025 sind also nur die Spitze des Eisbergs.

Die EHI-Studie benennt einen zentralen Grund für diese Entwicklung. Aufgrund der dünnen Personaldecke wird es für Händler zunehmend schwieriger, eine durchgehende Flächenüberwachung zu gewährleisten. Weniger Personal bedeutet weniger Präsenz, und weniger Präsenz bedeutet mehr Gelegenheit für Gelegenheitsdiebstahl ebenso wie für organisierte Bandenkriminalität, die laut Studie inzwischen für rund ein Drittel des Schadens durch Ladendiebstahl verantwortlich ist.

Teamkommunikation und KI: die Kombination, die wirkt

Interessant ist, welche Maßnahmen gegen Inventurdifferenzen bei Händler*innen Priorität haben: Personalschulung ist mit Abstand die meistgenutzte Präventionsmaßnahme (99 Prozent) und das mit Abstand wichtigste Projekt für 2026 (25,8 Prozent aller Nennungen). Kein Kamerasystem, keine Artikelsicherung erreicht diesen Stellenwert.

Das bestätigt eine einfache Wahrheit: Aufmerksame Mitarbeitende sind nach wie vor der wirksamste Diebstahlschutz. Doch Aufmerksamkeit allein reicht nicht, wenn sie sich nicht in Handlung übersetzen lässt. Wenn zum Beispiel ein Teammitglied eine verdächtige Situation bemerkt, aber niemanden schnell genug erreicht, um zu reagieren.

Mit Headsets und anderen Echtzeit-Kommunikationsmitteln schließen stationäre Handler die Lücke zwischen dem Bemerken eines Vorfalles und dem Handeln der Filialteams. Eine Verbindung per Knopfdruck ermöglicht es Mitarbeitenden auf der Fläche, eine verdächtige Situation sofort und diskret an eine Führungskraft oder das Sicherheitsteam zu melden.

Dabei müssen sie nicht einmal den eigenen Arbeitsbereich verlassen, geschweige denn die verdächtige Person alleine konfrontieren. In den meisten Fällen läuft dies so diskret ab, dass die Person und andere Kunden nicht mitbekommen, dass gerade über einen potenziellen Ladendiebstahl kommuniziert wird.

Laut unserer eigenen Studie „In-Store Intelligence: Die Rolle von KI im (Einzel)handel”, bewerten die im DACH-Raum befragten Händler*innen genau diese unmittelbare Kommunikation als eine der wirksamsten Präventionsmaßnahmen, gleichauf mit Schulungen und dediziertem Sicherheitspersonal. Ob der Hinweis von einem aufmerksamen Teammitglied stammt oder von einem KI-System, das eine Auffälligkeit erkennt: Entscheidend ist am Ende dasselbe – die Information muss die richtige Person sofort und diskret erreichen, damit rechtzeitig reagiert werden kann.

Um beim Thema KI im Einzelhandel zu bleiben: 22 Prozent der Händler*innen setzen laut unserer Studie KI bereits zur Diebstahlprävention ein, weitere 62 Prozent planen dies innerhalb des Jahres 2026. Marcel Pitz, Experte für KI und Integrationen bei VoCoVo, erklärt, warum richtig eingesetzte KI bei der Prävention von Diebstahl von großem Nutzen ist: „Beim Thema Diebstahlprävention geht es nicht um Überwachung, sondern um Unterstützung. KI kann dabei helfen, Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen und Teams rechtzeitig zu informieren, ohne Kund*innen unter Generalverdacht zu stellen."

Genau diese Verbindung – Erkennung und Steuerung durch Technologie, Reaktion durch Menschen – zeigt auch in anderen Bereichen messbare Effekte. Von den Händler*innen, die für unseren KI Bericht befragt wurden, berichten diese, die Headsets zur Teamkommunikation einsetzen, von deutlichen Verbesserungen: 60,8 Prozent sehen einen besseren Kundenservice, 56,5 Prozent eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, 43,4 Prozent eine gesteigerte Produktivität.

Vernetzte Teams als Antwort auf einen strukturellen Trend

Die Zahlen der EHI-Studie zeigen, dass sich Inventurdifferenzen nicht allein mit mehr Technik oder mehr Budget lösen lassen. Der Handel gibt bereits 1,7 Milliarden Euro jährlich für Prävention aus – Tendenz konstant, nicht sinkend. Entscheidend ist, wie gut Mitarbeitende befähigt werden, im richtigen Moment zu handeln.

Für Filialen bedeutet das: Wo Aufmerksamkeit auf sofortige, diskrete Kommunikation trifft, wird aus einer vagen Beobachtung eine wirksame Reaktion, bevor aus einem Verdacht ein Verlust wird.